Renouvellement de flotte : livrer et restituer en un seul passage

Un renouvellement de véhicule de fonction ressemble à une formalité : un véhicule arrive, un autre repart. Dans les faits, ce sont deux rendez-vous, dans deux lieux différents, à deux dates qui coïncident rarement, avec un collaborateur au milieu qui doit tenir les deux.

La solution la plus courante consiste à lui demander d’aller chercher le nouveau véhicule en concession, puis de déposer l’ancien au point de restitution du loueur. Elle fonctionne, mais elle coûte plus qu’elle n’en a l’air, et pas seulement en temps.

Ce que coûte un renouvellement fait en deux temps

Une à deux demi-journées de travail

Le point de livraison du nouveau véhicule est rarement à côté du domicile du collaborateur, et les points de restitution des loueurs sont encore moins nombreux. Entre le trajet, l’attente et la remise des clés, chaque rendez-vous consomme une demi-journée. Deux rendez-vous, c’est souvent une journée entière, perdue par quelqu’un dont ce n’est pas le métier.

Le jour sans véhicule, ou le jour avec deux

Si le nouveau véhicule arrive avant que l’ancien ne parte, l’entreprise paie deux loyers pour un seul conducteur. Si l’ancien doit partir avant que le nouveau soit disponible, le collaborateur se retrouve sans véhicule, et c’est souvent une location courte durée qui comble le trou. Dans les deux cas, le décalage se paie.

Une restitution faite à la va-vite

Le collaborateur qui rend seul son ancien véhicule le fait souvent en fin de journée, pressé de rentrer, et signe le procès-verbal sans le relire. Or c’est précisément là que se décident les frais de remise en état. Nous détaillons ce moment dans notre guide sur la restitution d’un véhicule en LLD.

Le passage unique, étape par étape

Le principe tient en une phrase : le convoyeur apporte le nouveau véhicule et repart avec l’ancien. Dans le détail, la journée se déroule en quatre temps.

1. Prise en charge du nouveau véhicule, là où il est livré : en concession ou au centre de livraison du loueur. Le convoyeur en fait l’état des lieux avant de partir, si bien qu’un défaut constaté à ce moment appartient à la livraison, pas au trajet.
2. Livraison au collaborateur, à son domicile ou sur son lieu de travail, à l’heure convenue.
3. Échange sur place, les deux véhicules côte à côte : prise en main du nouveau, transfert des équipements, état des lieux de l’ancien en présence du collaborateur.
4. Restitution de l’ancien véhicule au point fixé par le loueur, avec un état des lieux d’arrivée.

Le collaborateur n’a quitté ni son poste ni son véhicule. Il n’y a pas de jour où il en a deux, ni de jour où il n’en a aucun.

Ce qui doit changer de véhicule

C’est la partie que personne ne prépare, et celle qui produit des relances pendant des semaines. Une liste envoyée au collaborateur quelques jours avant le passage suffit à l’éviter.

• Toutes les clés. Le double de l’ancien véhicule est le grand oublié : il dort au domicile du collaborateur, et une clé absente le jour de la restitution est en général facturée.
• La carte carburant et le badge de télépéage. Selon votre organisation, ils suivent le collaborateur ou restent attachés au véhicule. Tranchez la question avant le jour J : un badge resté dans le véhicule restitué part avec lui, et il faut ensuite le faire désactiver.
• Le câble de recharge, pour une électrique ou une hybride rechargeable. Livré avec le véhicule, il doit repartir avec lui : s’il reste dans le garage du collaborateur, il manquera à la restitution.
• Le boîtier télématique, si votre flotte est géolocalisée. S’il a été posé par votre prestataire de géolocalisation, son retrait et sa réinstallation dans le nouveau véhicule se planifient avec lui, avant le passage.
• Les accessoires de l’entreprise : support de téléphone, équipements métier, signalétique.
• Les affaires personnelles, à chercher dans les rangements, le coffre et sous les sièges. Une fois le véhicule au centre de restitution, les récupérer devient une démarche.
• Les données personnelles. Téléphone appairé, contacts synchronisés, adresses enregistrées dans la navigation, compte de l’application du constructeur : un véhicule restitué part ensuite à la revente avec tout ce qu’il a en mémoire. La CNIL recommande de supprimer ces informations avant de rendre un véhicule loué et, quand c’est possible, de le réinitialiser.

Deux états des lieux qui protègent le collaborateur

Le passage unique a un avantage moins visible que le temps gagné : il produit les deux états des lieux dont l’entreprise aura besoin, au bon moment et devant les bonnes personnes.

Le nouveau véhicule, dès la prise en charge

Un véhicule neuf n’est pas un véhicule sans défaut. Une rayure de stockage ou un choc de manutention passe facilement inaperçu le jour de la livraison, quand tout le monde regarde l’écran central. S’il n’est pas noté ce jour-là, il le sera à la restitution, dans trois ou quatre ans, et il sera facturé à l’entreprise. Les photos prises au départ de la concession sont la seule trace de l’état d’origine, et les prises de vue à ne pas manquer sont listées dans notre checklist d’état des lieux.

L’ancien véhicule, devant le collaborateur

L’état des lieux de l’ancien véhicule est réalisé chez le collaborateur, en sa présence, avant le départ. Il voit ce qui est noté et peut le discuter sur place, au lieu de découvrir des semaines plus tard une liste de dommages établie sans lui.

À l’arrivée, l’expertise du loueur se compare à ces photos. Tout écart est apparu pendant le trajet et relève alors de l’assurance du prestataire, comme nous l’expliquons dans qui paie un dommage pendant un convoyage.

Les kilomètres que le contrat compte

Un contrat de location longue durée fixe un kilométrage, et chaque kilomètre au-delà se paie à la restitution. Le trajet jusqu’au point de restitution en fait partie. Si l’ancien véhicule approche de son plafond, demandez au loueur le point de restitution le plus proche plutôt que de prendre celui qui vous est proposé d’office.

Le nouveau véhicule, lui, arrive par la route : son compteur affiche les kilomètres du trajet. Prévenez le collaborateur, qui s’attend souvent à un compteur à zéro. Si la distance est longue et que ces kilomètres comptent, le camion porte-voitures reste une option, que nous comparons dans convoyage ou camion porte-voitures.

Les amendes qui arrivent après

Un radar qui flashe pendant le convoyage n’envoie pas l’avis au convoyeur : il l’envoie au titulaire du certificat d’immatriculation. Pour un véhicule de flotte, l’avis finit sur le bureau de l’entreprise, parfois plusieurs semaines après le passage.

La règle est stricte. Le représentant légal d’une entreprise doit désigner la personne qui conduisait dans les 45 jours suivant l’envoi de l’avis, et pendant un convoyage, cette personne est le convoyeur. À défaut, l’entreprise est elle-même sanctionnée pour non-désignation : 675 € d’amende forfaitaire lorsque l’infraction est une contravention, 1 000 € lorsqu’il s’agit d’un délit.

La désignation se fait en ligne sur le site de l’ANTAI, ou par lettre recommandée avec le formulaire joint à l’avis. Elle exige l’identité et l’adresse du conducteur, que l’entreprise n’a pas sous la main quand le véhicule était confié à un prestataire.

Planifier : la date qui commande les autres

Trois dates s’entrecroisent : la mise à disposition du nouveau véhicule, la fin du contrat de l’ancien et la disponibilité du collaborateur. Une seule est ferme, la fin de contrat. Une seule est vraiment incertaine, la mise à disposition.

• Ne fixez pas le passage sur une date de livraison prévue. Attendez que le nouveau véhicule soit physiquement chez le concessionnaire, immatriculé et préparé. Une date annoncée par le constructeur n’est pas une date de mise à disposition.
• Anticipez le glissement. Si la livraison recule, demandez au loueur, avant l’échéance, s’il prolonge l’ancien contrat et à quelles conditions. La réponse varie d’un loueur à l’autre, et elle se négocie mal la veille.
• Placez le passage en début de journée. Une préparation qui n’est pas terminée à l’heure en concession décale tout le reste : mieux vaut que ce retard tombe le matin.
• Groupez les renouvellements par zone. Sur une vague de plusieurs véhicules, et surtout quand le loueur livre et reprend au même endroit, un convoyeur enchaîne les échanges sans trajet à vide entre deux.

Les autres mouvements d’un parc, affectations, retours de collaborateurs ou passages à l’atelier, sont présentés sur notre page dédiée aux gestionnaires de flotte.